Lorsque gagner du temps en fait perdre

Gagner du temps n’évite pas toujours d’en perdre par la suite. Une excellente chronique sur le site du quotidien Le Monde en fait la démonstration.

François Fatoux, le délégué général de l'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (ORSE), fait le constat (dans la Revue civique, printemps 2008) que "les e-mails pourraient générer des impacts négatifs sur les processus de décisions à cause de la rapidité de la prise de décision qu'elle engendre par son immédiateté". Répondre immédiatement peut signifier répondre sans avoir assez réfléchi, donc mal. Sans parler de l’escalade des conflits suivant parfois inutilement ces retours de courriers intempestifs.

Ainsi, "on commence à constater, explique M. Fatoux, que les professionnels passent davantage de temps à réparer les erreurs d'un e-mail écrit précipitamment." Ce qui, évidemment, a un coût.

En 2003, des chercheurs britanniques avaient déjà tenté de quantifier les pertes de temps liées au fait d’être constamment dérangé dans son travail par les courriers électroniques. Résultat: “un salarié interrompu dans sa tâche par l'arrivée d'un nouveau message avait besoin de 64 secondes, en moyenne, pour retrouver son niveau de concentration sur le travail délaissé. Et il répondait à 85 % des messages dans les deux minutes suivant leur arrivée” raconte encore Le Monde.

Mais une autre règle de management complique la chose: tout ce qui prend moins de 2 minutes devrait être fait sur le champ, conseillent manuels et professionnels. Car ouvrir, lire, ne pas répondre et refermer un mail pour le traiter plus tard implique de refaire l’opération une deuxième fois. Perte de temps, donc! La recherche constante d'efficacité est à nouveau confondue.

Alors ? Réagir de manière séelctive à l’urgence? Fixer des priorités? Gérer les différentes activités de la journée ? Et surtout résister à cette envie de cliquer sur la petite enveloppe qui vient de s’afficher. S’éloigner de tout écran. Voire pourquoi, pas, l’éteindre, qu’il soit petit ou grand. Bêtement, ou pas évident, c’est selon.