E-mail, quand tu nous tiens

L'e-mail, c'est proprement merveilleux, sauf quand on est noyé dedans. Pourtant, il existe un certain nombre de choses assez simples que l'on peut faire pour sortir la tête de l'eau. Beaucoup sont ceux qui en connaissent au moins certaines, bien moins nombreux ceux qui les appliquent: désactiver les notifications automatiques d'arrivée d'e-mail, utiliser des filtres, mettre des répondeurs automatiques, encourager ses interlocuteurs à employer d'autres moyens de communication, par exemple.

Le cauchemar de l'e-mail est à deux dimensions:

1. la consultation compulsive
2. la masse d'informations à traiter.

Eviter la noyade est rendu d'autant plus difficile que beaucoup d'institutions (et les individus qui les peuplent) souffrent d'une compréhension très naïve de certains mécanismes liés à l'utilisation de l'e-mail.

Saviez-vous par exemple:

• qu'en cédant à la tyrannie de la réponse immédiate, on encourage ses correspondants à compter dessus?
• qu'à chaque interruption, il faut une bonne minute pour reprendre le train de ses pensées, et bien plus pour se replonger dans ce que l'on faisait?
• que tout programme e-mail est muni d'un moteur de recherche dont l'utilisation rend inutile une grande partie du temps consacré à trier ou archiver ses messages?
• que la compulsion à vérifier sans cesse son e-mail est motivée par un système (implicite) de récompenses aléatoires -- méthode que l'on utilise dans le dressage des animaux?
• que dans de nombreuses situations, l'e-mail peut (et devrait!) être avantageusement remplacé par d'autres technologies privilégiant les échanges dans des espaces partagés, plutôt que privés comme la boîte e-mail: forums, messagerie instantanée, blogs, wikis...?

J'avoue être sans cesse ébahie qu'à l'heure où l'e-mail joue un rôle aussi central dans nos vies professionnelles, on attend de tout un chacun qu'il ait la science infuse et sache se débrouiller pour être efficace avec cet outil pourtant complexe et délicat à manier. Je ne parle bien entendu pas ici de technologie, mais de culture. Comme avec presque tout ce qui touche de près ou de loin à internet, c'est en effet là que ça coince.

Si vous ne deviez faire qu'une seule chose? Si votre ordinateur vous alerte (son, message) de l'arrivée de chaque nouvel e-mail... désactivez cette notification!

Vous lisez l'anglais et désirez approfondir le sujet?

• Dopamine makes you addicted to seeking information
• Breaking the e-mail compulsion

Stephanie Booth est consultante, conférencière et formatrice en médias sociaux, mais elle est avant tout une blogueuse de réputation internationale, qui connaît internet comme sa poche et aime jouer les guides touristiques pour ceux qui découvrent la culture numérique.